經費報支錯誤態樣表

 

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共同項目

項次

注意事項

常見可能缺失(錯誤態樣)

1

※  經費動支,須依下列申請方式始可執行:

  1. 動支10萬元以下之自有經費(含計畫),可依採購法逕洽承商辦理,免事前填寫請購單及免附廠商報價單,惟不可規避採購法之適用,分批辦理採購,各單位亦可自行訂定內規管控預算。
  2. 各單位如欲動支其他單位之經費,需會辦該經費來源單位。
  3. 10萬元以下採購優先適用共同供應契約所提供之財物、勞務。如不利用共同供應契約採購,須於核銷時註明不利用共同供應契約項目辦理採購之理由。

※  同一採購案分批辦理,規避採購法之適用。 

※   動支其他單位之經費,未會辦該經費來源單位。

※  適用共同供應契約所提供之採購項目,不利用該契約辦理,未敘明理由;如理由係價格因素,未列印共同供應契約價格佐證。

2

※  採購案件應依「政府採購法」規定,不得意圖規避本法之適用,分批辦理。10萬元以上採購案,應移請總務處依規定辦理。

※  採購案件誤以分批方式辦理。

※  逕自辦理10萬元以上採購案,未移請總務處依規定辦理。

3

※  年度進行中,遇有已分配經費申請變更為學校其他經費,應專案簽奉校長核可後辦理。

※  年度進行中,遇有已分配經費申請變更為學校其他經費,未專案簽奉校長核可後辦理。

4

※  各單位取據紙本電子發票(感熱紙)報支經費時,應於發票或申請動支經費文件等註記發票字軌號碼,發票毋須再另行影印。

※  紙本電子發票(感熱紙)未於發票或申請動支經費文件註記發票字軌號碼。

5

※  收據或統一發票須註明買受人(國立政治大學或統編03807654)、日期、品名、數量、單價及總價等。

※   收銀機或計算機器開具之統一發票,應輸入各機關統一編號,若未輸入統一編號,應補正,不能補正者,應由經手人詳細註明,並簽名證明之。

※  收據或統一發票漏(未)註明買受人、日期、品名、數量、單價及總價,或金額大寫登載錯誤等。

※  收銀機發票未輸入本校統一編號,不能補正者,未由經手人詳細註明,並簽名證明之。

6

※  統一發票如無貨品名稱(或採購明細),應由經手人加註中文說明,並簽名。

※  收銀機發票未加註中文貨品名稱(或採購明細),並由經手人簽名。

※  品名以1批或1式表達,無明細資料。

7

※  收據或統一發票總數應用大寫數字書寫,若有錯誤,應由原出具者劃線註銷更正,並於更正處簽名證明。但統一發票書寫錯誤者,應依統一發票使用辦法規定另行開立。

※  總數有誤未由原出具者劃線註銷更正或另行開立。

8

※  為避免重複申報,應取得發票「收執聯」進行經費核銷,如有扣抵聯應一併附上。

※  誤以扣抵聯或影本辦理核銷,而未敍明原委。

9

※  黏存單或請購單,「經手人(請購人)」、「計畫主持人」或「單位主管」應核章;承辦人與驗收人不可同一人。

※  黏存單或請購單,「經手人(請購人)」、「計畫主持人」或「單位主管」漏未核章;承辦人與驗收人同一人。

10

※  1萬元以上採購勿自行代墊,應由校方填製支出傳票,直接支付債權人,如有特殊原因必須墊付時,應於核銷時註明其理由。

※  未申明原委,1萬元以上採購仍自行代墊。

 

業務費回標題列)

項次

注意事項

常見可能缺失(錯誤態樣)

1

※  演講費報支應依「國立政治大學專題演講報酬支給標準」辦理。

※  以場次計酬。

※  演講費報支時未註明講題、時間、地點等相關資料;逾標準時,未專簽核准。

2

※  講師授課鐘點費報支應依「軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定」辦理。

※  授課鐘點費報支時未註明講題、起迄時間、地點等相關資料。

3

※  稿費、審查費報支應依「中央政府各機關學校出席費及稿費支給要點」、「國立政治大學譯稿及學術外文改稿、潤稿費支給標準」辦理。

※  行政院主計處94.11.10處實一字第0940008300號函釋:各機關學校為處理與業務有關之重要文件資料,如需委(邀)請專人或機構進行撰稿、編稿及審查等工作時,始得依上開規定支給稿費,至本機關人員辦理上開工作,均不得支給稿費,不因該工作是否經機關首長核定、是否屬該機關人員業務職掌範疇及承辦人員是否支領加班費而有所不同。

※  稿費報酬逾標準。

※  核銷時未註明字數或件數及標準。

※  支給本機關人員稿費、審查費。

4

※  專家出席費報支應依「中央政府各機關學校出席費及稿費支給要點」辦理。

※  本機關人員不得支領。

※  支給本機關人員出席費。

※  核銷時未附出席會議紀錄或簽到資料。

5

※  物品為單價小於1萬元之品項,屬業務費。

※  單價大於2,000元,未達1萬元之物品或桌、椅、櫃、屏風等傢具,雖單價未達2,000元以上,核銷時,應檢附「物品增加單」。

※  採購物品,請購單經費來源誤點選設備費。

※  未附「物品增加單」。

6

※  餐費報支:(詳如國立政治大學執行各項支出應行注意事項)

  1. 校內會議、活動:
    A.早、中、晚餐:每人單餐以100元為限。
    B.點心或水果:每人以50元為限。
    C.以上擇一辦理,全日餐費合計不得逾250元。
     
  2. 逾標準者,應簽陳校長核定後辦理。

※  依「教育部及所屬機關(構)辦理各類會議講習訓練與研討(習)會管理要點」第五點第三款或第四款規定之場地,每人每日膳費(含三餐及茶水、點心):

A. 校內人員:250元。
B. 校外人士:500元。

※  餐費報支逾本校標準,未專簽核准。

※  逾「教育部及所屬機關(構)辦理各類會議講習訓練與研討(習)會管理要點」所定標準。

※  會議或活動時間未影響用餐時間、無外賓與會,即供應餐盒或點心。

7

※  場地費報支:

  1. 依據「教育部及所屬機關(構)辦理各類會議講習訓練與研討(習)會管理要點」辦理。
  2. 一般性會議或內部會議,應利用內部自有之會議場所,不得於外部場地辦理。
  3. 場地選擇依規定優先順序。

※  需於外部場地辦理,未專簽敘明理由。

※  未專簽敘明依規定優先順序選擇場地之理由。

 

國內旅費回標題列)

項次

注意事項

常見可能缺失(錯誤態樣)

1

※  機關專備交通工具或領有免費票或搭乘便車者,不得報支交通費。

※  凡公民營汽車到達地區,除因業務需要,經機關核准者外,其搭乘計程車之費用,不得報支。

※  如因業務需要,駕駛自用汽(機)車者,其交通費得按同路段公民營客運汽車最高等級之票價報支。但不得另行報支油料、過路(橋)、停車等費用;如發生事故,亦不得報支公款修理。

※  報支計程車資,未填寫「搭乘計程車申請暨核准單」,或未註明搭乘人員、業務需要事由及起迄地點。

2

※  差旅費報銷應附奉核之「出差申請單」(或請假核准證明書)、國內出差旅費報告表。

※  差旅費報銷漏附「出差申請單」(或請假核准證明書)。

3

※  差旅費報支應先簽會人事室。

※  差旅費報支未先簽會人事室。

4

※  出差旅費報告表應填日期、出差地點等,出差人應簽章。

※  出差旅費報告表漏未登填日期、出差地點等,出差人未簽章。

5

※  公假參加研討會、講習、說明會等性質不得報支雜費。

※  公假參加研討會、講習、說明會等性質仍報支雜費。

6

※  報支交通費,搭乘飛機、高鐵、船舶者,應檢附票根或購票證明文件,搭乘飛機者並需檢附登機證存根。

※  報支交通費未檢附左列憑證正本。

 

國外旅費回標題列)

項次

注意事項

常見可能缺失(錯誤態樣)

1

※  差旅費報支應附奉核之「出差申請單」(或請假證明單)、國外出差旅費報告表。

※  差旅費報支漏附「出差申請單」(或請假證明單)。

2

※  差旅費報支應先簽會人事室。

※  差旅費報支未先簽會人事室。

3

※  出差旅費報告表應填日期、出差地點等,出差人應簽章。

※  出差旅費報告表漏未登填日期、出差地點等,或出差人未簽章。

4

※  出國案件若未及結匯,應按出國前一日台銀「賣出即期匯率」換算報支。

※  出國案件未及結匯,非按出國前一日台銀「賣出即期匯率」換算,或誤以每日匯率核算報核。

※  未列印匯率表。

5

※  國外出差報支機票費,應檢附下列憑證正本:

  1. 機票票根或電子機票。
  2. 購票證明單或旅行業代收轉付收據或其他足資證明支付票款之文件。
  3. 登機證存根或足資證明出國事實之護照影本或航空公司所開立之搭機證明。(依行政院主計總處105年10月28日主會財字第1051500287號書函,現行航空公司作業多已電子化,使用電子登機證者,得依政府支出憑證處理要點第3點及第21點規定,以網路下載列印電子登機證紙本並簽名後辦理報支。)

※  簡任第十二職等以上領有各該職等全額主管加給人員,得乘坐商務或相當之座(艙)位。其餘人員乘坐經濟(標準)座(艙)位。

※  依據「行政院及所屬機關軍公教人員因公出國搭乘本國籍航空班機作業規定」。

※  國外出差報支機票費未檢附左列憑證正本。

※  登機證遺失,僅以支出證明替代(99年7月15日政會字第0990017182號函轉審計部99年6月17日台審部一字第0990003395號函)。

※  以網路下載列印電子登機證紙本未簽名後辦理報支。

※  搭乘外國籍航空公司班機,未附「因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書」。

6

※  生活費依「中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表」辦理。

※  報支生活費日支數額有誤。

7

※  依據行政院87.03.23台人政給字第001923號函規定,出國人員應向中央信託局(現為優先利用共同供應契約)投保綜合保險新台幣400萬元,保險項目包括意外死亡、意外殘廢、意外傷害醫療、航空旅行、疾病住院醫療及兵災保險(中東地區、薩爾瓦多及瓜地馬拉兩國,或其他有戰爭危險需要加保兵災保險之地區)等6項。

※  未向臺灣銀行辦理因公赴國外出差人員綜合保險。

※  保額超過規定。

 

信用卡、禮券回標題列)

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注意事項

常見可能缺失(錯誤態樣)

1

※ 得以個人信用卡刷卡方式辦理支付項目(行政院主計總處104年2月24日主會財字第1041500024號函):

  1. 員工出差旅費。
  2. 辦理員工自強活動。
  3. 特別費。
  4. 健康檢查費。
  5. 子女教育補助費。
  6. 訓練進修補助費及報名費。
  7. 因公務需要,在不增加政府支出及不違反政府採購法與機關採購規定下,非專任採購人員,且非經常性辦理採購,支付1萬元以下之零星支出。

※  餘因公務需要,各單位採購逾1萬元之支出、已借支零用金或預借款之計畫或單位、非屬專任採購人員,而經常性辦理採購,支付1萬元以下之零星支出,倘仍有以個人信用卡刷卡支付需求者,請由經辦人敘明以信用卡支付之理由,由單位主管本權責卓處。

 

 

※  採購逾1萬元之支出、已借支零用金或預借款之計畫或單位、非屬專任採購人員,而經常性辦理採購,支付1萬元以下之零星支出,以個人信用卡刷卡支付,經辦人未敘明以信用卡支付之理由經單位主管核准。

 

2

※  辦理文康活動或推展業務發放禮品(券)之處理(行政院主計總處104年2月24日主會財字第1041500024號函):

  1. 以員工為適用對象,應依「中央各機關學校員工文康活動實施要點」、「全國國軍公教員工待遇支給要點」、「公務人員品德修養及工作績效激勵辦法」及行政院104年2月4日院授人給字第1040024361號函規定辦理。
  2. 以民眾為發放對象,則應視有無辦理依據,以及考量機關預算編列情形、推展業務之計畫內容、性質、實施方式等衡酌辦理。

※  以員工為適用對象之獎勵,購置現金禮券替代禮品費。

※  發放禮品或商品券未附發放清冊,發放現金、現金禮券或郵政禮券未附印領清冊。

 

設備費回標題列)

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注意事項

常見可能缺失(錯誤態樣)

1

※  以設備費採購之財產,限單價大於1萬元且使用年限在2年以上之品項。

※  購置設備案件核銷時,應檢附「財產增加單」。

※  請購單經費來源點選業務費。

※  適用共同供應契約所提供之採購項目,不利用該契約辦理,未敘明理由;如理由係價格因素,未列印共同供應契約價格佐證。

※  未附「財產增加單」。